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报销票据自审指南

时间:2020-08-28 浏览:

一、票据种类

1、增值税专用发票增值税普通发票(折叠票、卷式票)、增值税电子普通发票

 

 

2、机动车销售统一发票二手车销售统一发票

 

3、通用机打发票通用定额发票

 

 

4、其他发票(景点门票、火车票、航空运输电子客票行程单、出租车发票、客运定额发票、通行费发票

 

5、通用手工发票目前部分省份已取消该种票据,如四川、重庆等,因此需要注意是否有作废未缴销的发票依旧在继续开具,这种票据是无效的。

 

 

 

二、有效票据的特征

合法性:发票由国家税务总局管理监制,财政票据由财政部管理监制。

合规性:发票上开票日期、客户名称、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额,开票人等项目均要按规定完整填写。

正确性:发票记载的各项内容均应填写正确,不得涂改、挖补。发票有误的,应由开票单位重开或者更正,更正处加盖印章。发票金额有误的,应当重开。

真实性:发票上填写的各项内容应与实际交易一致,即货物种类真实,数量真实。

时效性:根据财务制度规定,原则上只限报销当年的票据,考虑到学校的实际情况,可报销票据的时限从报销日向前追溯两年的票据为有效票据,受疫情影响,发票有效期可顺延3个月。

三、不合规发票

1、增值税普通发票,纳税人识别号栏没有填写学校的社会统一信用代码,不能报销发票上没有购买方纳税人识别号栏次的,可以不填学校的社会统一信用代码,如卷式增值税发票及手工发票。

2、发票的品名是办公用品等笼统的名称,没有具体明细不能报销

3、收到的增值税专用发票,带有清单,但是清单不是从防伪税控系统开具打印出来的,自行用A4纸打印的清单不能报销

4、发票与实际业务不吻合,不能报销

5、收到发票备注栏填写项目不全的费用发票,不能报销备注栏填写项目请看下表:

 

6、发票章盖的不规范的发票,不能报销盖章错误(盖得财务章或者是公章)、盖章模糊、或者未加盖发票专用章等都不可报销

7、成品油发票不合规不能报销

1)成品油增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票左上角打印“成品油”字样,普通发票(卷式)无此要求。

2)成品油发票“单位”栏应选择“吨”或“升”,蓝字发票的“数量”栏为必填项且不为“0”。

3)成品油发票不是通过增值税发票管理新系统中成品油发票开具模块开具的不能报销

 

(抵扣联示例,用发票联报销

8、没有购物,直接虚开发票不能报销

9、发票税率选择错误的不能报销

10、接受第三方开票不可以报销A处购物,通过A介绍或同意A的安排,接受B开具发票,不能报销。

11、印有旧版发票监制章的发票,不能报销

2018年12月31日后开具的有旧版监制章的发票不能继续使用,2018年12月31日后取得的发票,监制章是有“国家税务局“或“地方税务局”字样的不能报销了,新版监制章更换为”国家税务总局“。

主要涉及的票据为:增值税电子普通发票、通用机打发票、通用定额发票、客运发票、出租车发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票。(增值税专用发票、增值税普通发票可继续使用)

 

12、没有编码简称的发票不能报销

2018年1月1日及以后的增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票,“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次要有“简称”,同时“简称”还得对,才算合规的发票。

 

四、常见业务报销指南

1、材料费、低值易耗品

报销票据明细清单或合同3万以上采购需附合同支付记录验收单(绿联)

采购金额在3万元及以上的需提供《西北大学大宗实验材料、低值易耗品采购申请表》

2、办公费、租赁费(不含租车)、印刷费、加工、测试、化验费

报销票据租赁明细清单或租赁合同支付记录

3、论文版面费

报销票据(开票单位需和稿件录用单位一致;外文版面费票据原则上应当具有“invoice”、“receipt”字样,需翻译金额、币种、录用信息等关键信息)

论文录稿通知(若通知中不包含版面费金额,还须打印缴费通知;外文版面费如无录用通知,可附论文首页,中文翻译论文名称和摘要)

支付记录

4、专利费

专利票据专利缴费通知书或官网缴费标准截图、代理专利费报销须提供委托代理协议

5、会员费

报销票据会员费缴费通知

6、宣传费(招生、就业宣传、校友活动等发生的费用)

报销票据收费通知(含标准)、新闻稿或广告宣传活动材料页

7、市内交通费

报销票据(连号出租车票、同天同一辆出租车票不予报销)

单张超过100元须附情况说明

接送专家往返机场、火车站、客运站的出租车票需提供情况说明,若涉及参加会议、培训、接待等,请同会议费、培训费、接待费等一起报销

8、租车费

报销票据《公务用车审批单》租车行程清单(加盖对方单位报销票据专用章)、租车合同、租用个人车辆还需附车辆行驶证行驶证,与发票、合同为同一人

9、学生实习费

交通、住宿、保险等票据实习计划(教务处审签)、学生名单(加盖学院公章)

10、党费及基层党组织建设费

交通、住宿等票据活动申请表活动通知或新闻稿

11、固定资产

报销票据明细清单或合同支付记录固定资产报销单(黄色联)

三万以上还需设备采购项目实施申请表中标确认函或招标记录单合同(加盖西北大学合同专用章)、验收记录单10万以上家具购置还需审计意见书

12、工程类报销

1)一次性结算

专项工程报销单、发票、工程结算审计意见书、西北大学(维修)工程类项目立项及实施申请表、工程中标通知函或工程招标记录单、工程验收记录单、工程合同(加盖西北大学合同专用章)、工程预算书、工程决算书

2)按进度结算

专项工程报销单、发票、工程价款结算单、工程款支付证书、工程进度报表、工程付款申请、西北大学(维修)工程类项目立项及实施申请表、工程中标通知函或工程招标记录单、工程合同(加盖西北大学合同专用章)、工程进度结算书