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西北大学财务“非接触式”业务办理指南

时间:2020-02-14 浏览:

根据学校2月21日疫情防控工作领导会议要求,财务工作将采取非聚集业务工作模式,全面有序推行“非接触”业务办理方式,2月28日起将开展正常业务办理,有关办理流程说明如下:

财务处在长安校区、太白校区行政办公楼大厅放置自助投单机,方便各项业务资料的传递。

一、借款及报销业务

一般性的借款、报销业务需通过网上报销系统和申报系统预约办理,将单据封装后放入自动投单机中。财务处每天将定时收取单据并及时处理。其中:工程类、设备类或服务类报销业务,需在信封或者文件袋上注明“报销预审”字样。

无法通过网上预约的传统报销单(如跨部门审签、外汇业务、校内结算业务等),用信封或文件袋封装密封,注明无网约报销单”字样,投递至自助投单机。

3万元以下一般办公用品的采购,通过“西北大学采购服务平台”进行线上采购和审批,月底将由财务处协同国有资产管理处统一完成固定资产登记,一并完成财务结算手续。无需办理财务报销手续。

投递的借款、报销单据如有问题,我们将电话告知,请经办人员随后到会计科“退单专柜”领取或补充资料。资料补充完善后,需要重新办理网上预约,封装并注明“返单补充资料”,投递至自动投单机。

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业务咨询可通过财务微信群或电话联系。

二、转款入账业务

单位和个人转款,请核对学校账号信息无误后,通过网上银行、手机银行等方式转账。转账时请务必注明有关转账信息,以确保准确认领。学校账号信息如下:

户名:西北大学

①开户行:交通银行太白路支行

账 号:611301015018001145006

联行号:301791000194

②开户行:建设银行西安劳动路支行

账 号:61001740015050002234

联行号:105791000303

通过财务查询系统“来款信息”模块可查询到款情况。款项到账后,可截图打印到账证明。科研经费到款立项由认领人前往科技处或社科处办理入账通知单。认领人将发票、合同、入账通知单等材料准备齐全后,用信封或者文件袋封装,注明“到款认领”字样,投递至自助投单机也可以与“申请开票”业务一起办理。

三、收费业务

学校除水电暖费、停车费等特殊收费类型之外,原则通过统一支付平台办理。师生可通过登录平台的电脑端(学校主页公共资源频道)、手机端(财务处微信公众号)交费,平台支持微信、支付宝、银联卡支付方式。

统一支付平台的收费范围为:①学生交费类项目,学费、住宿费、代收费项目等;②服务收费类项目,会议费、培训费、版面费、检测费、考试报名费、党团费、论文检索查重费以及会议室、展馆、报告厅、礼堂、体育场馆及相关设施使用费等。

收费单位需在学校网上办事大厅的“校园统一支付平台收费业务申请业务”模块中申请开通收费业务。财务处审核通过后,收费单位在线设置收费项目。项目通过后,由收费单位录入缴费人员信息并核对无误后,即可通知人员缴费。

四、票据业务

1.票据开具

科研经费款项已到账,经办人先到科技处或社科处办理入账通知单,再将入账通知单、项目协议或合同等证明材料用信封或文件袋封装,注明“申请开票”字样,投递至自助投单机。也可以与“到款认领”业务一起办理。

其他收费项目需由财务处代开发票的,将开票申请及收费内容等相关证明材料用信封或文件袋封装,封面注明“申请开票”字样,投递至自助投单机。也可以与“到款认领”业务一起办理。

款项未到账,预借票据需提交“借票申请”,预借税票需先填“借款单”借税金,具体税额参见财务处网页中的“增值税发票计算税款模板”。借票人应为本校在编职工。借票人将借票申请书或税金借款单、协议或合同等证明材料用信封或文件袋封装,并注明“预借票据”字样,投至自助投单机。如没有项目能暂借税款,可通过个人网上银行将税款转入学校账户,打印税款入账截图证明即可。

增值税发票将以电子票据的形式推送至经办人邮箱;行政事业票据将由财务处业务人员电话通知相关人员现场领取。

2.领用票据

请在学校网上办事大厅的“收费票据领用申请业务”模块中在线办理。在线办理完成后,请联系收费科或管理科领取票本。

五、财务信息业务

1.科研项目结题

通过财务查询系统下载并打印项目明细账,填写结题决算表,采用邮箱、电话、微信等方式先沟通,确认表单中的信息填写齐全正确后,用信封或文件袋封装,并注明“项目结题”字样,投递至自助投单机。办理完毕后,我们电话告知领取。

2.档案查询

通过财务查询系统查询具体账务明细及凭证。2018年1月之后的凭证均可通过凭证影像化系统查询具体凭证。在查询系统的具体经费项目的“收支”功能中,设置时间进行查询,找到报销记录后,点击“凭证预览”进行查看并可下载使用。

3.变更经费项目负责人

请在学校网上办事大厅的“经费项目变更负责人申请业务”模块中在线办理。

4.对外提供财务信息及盖章

请在学校网上办事大厅的“对外提供财务资料申请业务”模块中在线申请,并电话联系财务处办公室预约相关资料。凡需提供财务处公章的业务,请事前准备好相关资料,联系财务处办公室确认手续齐全后,再到办公室办理盖章业务。

六、注意事项

1.为提高办事效率,减少返单率,请各位老师在办理有关业务之前认真对照相关事项要求,一次性提供完善的材料(借款、报销所需原始凭证及有关流程详见附件1、附件2)。

2.为避免返单,请务必注意票据规范性要求。报销时必须使用正规票据。票据的填写要素必须完整,包括开票时间,收款和付款单位、税号、开户行、账户,货物名称,规格,金额等要素。同时,开票内容真实、字迹清楚,各联内容完全一致,并加盖收款单位发票专用章。除A4纸张大小的打印票据、公交车小票外,所有财务票据须使用A4纸张单面粘贴。平铺粘贴在A4纸张上,四角贴牢,保证票据之间互不遮挡,如果一张A4纸粘贴多张票据,请在右下角备注单据张数和合计金额。特别提示:鉴于疫情防控需要,延长发票报销时限。发票有效期原则上为两年,受疫情影响,发票有效期可顺延3个月。

3.网上预约的借款、报销业务在使用自助投单机时,需逐单扫描网约单上方的二维码,投递至自助投单机中,取走收单小票。注意每份报销单据装袋后需单独投递,避免因同时投递造成的票据串单现象。

4.所有进入自动投单机的资料均需在首页醒目位置标注联系人和联系方式,并确保联系畅通。

5.凡需要财务处负责人审批的业务,请在投单时用铅笔备注,由会计人员分单时集中统一递交审签,无需师生跑签。

6.确需亲自到财务处办理的事项,请自备纸笔等相关用具,提前做好准备,带上口罩,做好防护措施,尽量减少沟通时间,降低交叉感染风险。

七、业务咨询电话

岗 位

联系人

办公电话

手机号码

处 长

任君瑞

88308188

15991615956

副处长

宁 岗

88308186

13891863003

王阿妮

88305020

13759929670

办公室

杨 军

88308189

15991788595

长安校区会计科

赵敏刚

88308321

15091850998

石 睿

88308190

15191813098

太白校区会计科

叶 茹

88302909

13892822991

管理科

张 扬

88308292

13468978429

石玢琰

18092649070

档案管理

师 帅

88303522

13087535679

收费科

屈 杰

88308584

13891931685

财务信息服务中心

肖依娜

88308322

18220595057

附件1.常见业务“只跑一次”清单.xlsx

附件2.常见业务流程图及项目编码规则.docx

财务处

2020年2月28日